职场攻略:如何对付会议杀手
作者:yisiyi 来源:中国经济网 日期:2012-09-04 浏览

  开会,向来是职场生活的重要组成部分,而在大大小小的会议上,总会潜伏着这样一些"杀手":他们生硬地打断讨论话题,一个接一个抛出馊主意,同时扼杀掉可能出现的好创意,啰里啰唆地让人觉得快窒息了。这些人在会议中习惯性跑题、收邮件发短信、推翻已经达成的决策,或者用其他方式找麻烦。即使高明的管理者也不得不采取一些非常手段,以确保会议的正常进行:比如用巧克力等小零食塞住他们的嘴,或者奉以如冰的冷漠让他们自知没趣。

  "会议杀手"侧写

  在开会其间"一心多用"是很正常的,除非老板下令,禁止员工携带电子设备开会,或者安排出一段特殊的"茶歇"时间,允许大家使用高科技产品。否则,几乎每个人都会在会议上发发短信、收收邮件或者做点其他什么事。然而相比于那些真正的会议杀手,这并不算什么。

  "会议杀手"的表现之一是唱反调。"那些唱反调的人就是--无论你提出什么方案,他们总认为行不通。"Dana Brownlee说。作为亚特兰大Professionalism Matters企业培训公司的创办人,Brownlee说她的应对策略之一,是在会议之前带那些一向喜欢唱反调的人去吃午饭,让他们在饭桌上发泄,然后尽可能在会议桌上达成一致。一旦会议开始,她就定下规矩:任何唱反调者都被要求在质疑的同时提出一个解决方案。

  会议上另外一类"问题人物"是那些沉默不语的人,Brownlee女士说。"他们可能是坐在会议室后排的那些安静的人,一旦会议结束,他们就会出现在茶水间,想方设法给你添乱。"Brownlee女士的应对策略是,在会议期间特意让这些人发表意见,以便获得他们的反馈信息。

  对于最棘手的"会议杀手"--喜欢东拉西扯的跑题者,Brownlee有时候会在会议桌的中间摆上一个玩偶,她告诉与会者,"无论什么时候,只要有人觉得会议跑题了,就把这个玩偶拿在手里。"这样可以让与会者在不打断会议进程的情况下表达不满。

  和"会议杀手"过招

  对于自己曾在会议上取得的巨大胜利,女性网站SheNow.org的创建者兼首席执行长Brenna Smith至今津津乐道。数年前的一次会议上,她正在向新任老板及10个同事做PPT演示,话说到一半时,一位同事忽然站起身走到会议室的前面提出质疑,说她的想法根本行不通。

  为了表示自己可以坚守自己的观点,Smith女士回敬对方道:"我认为您说得非常好,但是我想先把我要说的说完,以便我们能够讨论我的方案,之后有时间的话,我们可以再讨论您的。"之后会议室陷入安静,这位同事回到了自己的位子上。直到会议结束,与会者也没有时间来讨论这位同事的提案,而Smith女士的方案则被顺利采纳。

  喜欢闲谈跑题的人对于会议的"杀伤力"相当之大。美国明尼阿波利斯的项目管理顾问SamirPenkar,去年时曾在一家保险公司主持20个员工的每日例会,而其中有两个与会者总是喜欢跑题。因此,Penkar开始带着巧克力来开会,"在开会其间,如果有任何一个人开始闲扯,我就递给他一块巧克力。"他说。

  在两周多的时间中,Penkar先生将这一策略重复了6次,直到员工们学会了严格遵守会议议程。

  作为达拉斯职业与职场咨询公司People Results的首席执行官,Patti Johnson说为了确保会议顺利进行,会议的主持者有时会在讨论开始之前预留一段时间,让唱反调的人提出异议和质疑,然后引导整个团队调整模式,集中精力达成共识。

  在Johnson女士数年前参加的一个会议中,与会者几乎要对一个新项目达成共识了,然而,一位高级经理把这一切全推翻了。"她问了一个几乎没办法回答的问题。"Johnson女士说,"那使得发言者开始动摇。"这位经理下属的15位同事也很沮丧,他们反问那位高级经理,"你为什么在这个节骨眼上才提出异议?你不能早点提吗?"但是反对者的意见足以让项目搁浅--那似乎正是令反对者满意的结果。

  被会议浪费的生命

  随着科技的进步和对于效率的注重,办公室各项事务的运转被要求比以往更加顺畅。开会的目的,原本是以创意解决问题,同时涌现出最好的点子--但事实上,那仅仅是理想。即使最出色的管理者,其中的一部分人也未必能驾驭会议。

  Opinion Matters公司上个月发布的一项调查结果显示,英国的职场人平均每周花费4个小时用来开会,然而他们认为,会议中一半以上的时间都是浪费。Opinion Matters是一家位于伦敦的市场调查公司,此项调查是为爱普生公司与经济和商业研究中心(Centrefor Economicsand Business Research)所做的,前者是办公室打印机和投影仪生产商,后者是一家经济咨询公司,调查对象为1000名员工。

  "开不完的会"位列"职场中浪费时间的事"榜单首位--这是职业网站Salary.com今年就工作时间耗费情况所做的一项独立研究的结果,所调查的3164名员工中,47%的人赞同上述观点。而在2008年,这一比例只有42%,且"开不完的会"和"等待同事完成你需要的工作"并列榜单第三(第一是"替同事'救火'",第二是"应付办公室政治")。

  广告代理公司经理Bill Shelton承认,他和这一行业中的一些人"有办法拖延会议,哗众取宠,并且掌控其他人的注意力。""推销作品就是我们工作的一部分--正如我们在开会时所做的那样。"他说。

  为了使会议不至于拖延过久,Shelton说他之前所在公司的老板有奇特的对策:"他特意将会议桌放置在空调出风口的下方。在会议开始前的一个小时,他会把空调温度调低到10摄氏度左右,然后在员工到达时会议室时告诉他们'把外套放在门口'。由此,我们开了有史以来最有效率、最有成效的会议,因为每个人都专心于谈论正题,只是想赶紧离开这个'冷冻间'"。如今,Shelton先生已经成为位于圣路易斯的广告代理公司LeftFieldCreative的总裁。

  怎样使会议变得更有成效?

  1.按照企业高管、会议策划师及培训师的意见制定明确的会议议程,让每一个与会者都知道开会是为了什么。

  2.禁止与会者携带电子设备,或安排出单独的"茶歇"时间,让与会者处理邮件、短信和电话。

  3.当与会者闲聊或跑题时,及时把他们拉回正题。

  4.提前向沉默的与会者发问,获取他们明确的意见。

  5.在适当的时候让与会者轮流发言,确保每个人都能表达自己的意见。

  6.提前询问反对意见,确保这些异议不会在后面影响讨论。

  7.限制幻灯片演示的时间,超时即止。

  8.有人演讲时间过长或与旁人交头接耳时,及时制止。

  9.设定一个会议结束时间,并且严格遵守它。